Powrót do bloga

Umowa najmu mieszkania - jak napisać?

Kategoria:Inwestowanie w nieruchomościAutor: Ostatnia aktualizacja:

Umowa najmu mieszkania jest zawierana między właścicielem nieruchomości a lokatorem. Aby była ważna, musi zawierać określone informacje, m.in. dotyczące zarówno stron umowy, jak i samego lokalu mieszkalnego. Co powinno znaleźć się w umowie najmu mieszkania, jakie są jej rodzaje i o czym warto pamiętać?

Co znajdziesz w artykule?

  1. Co powinna zawierać umowa najmu i jakie są jej rodzaje?
  2. O czym przy zawieraniu umowy powinien pamiętać właściciel lokalu, a o czym najemca?
  3. Kiedy można wypowiedzieć umowę najmu lokalu mieszkalnego i co należy mieć na uwadze?
  4. Co charakteryzuje umowę najmu okazjonalnego i czym różni się od zwykłej umowy najmu?

Zobacz podobne artykuły

umowa najmu mieszkania

Co powinna zawierać umowa najmu mieszkania?

Umowa najmu mieszkania powinna być sporządzona w formie pisemnej. Powinna zawierać dane osobowe właściciela lokalu mieszkalnego oraz jego najemcy, dane dotyczące przedmiotu najmu (m.in. dokładny adres nieruchomości) oraz szczegółowe warunki umowy ustalone między stronami (m.in. obowiązki stron umowy). Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z prawem kwestie, które nie zostaną ustalone w umowie, regulują przepisy prawa. W tym przypadku jest to Ustawa o ochronie praw lokatorów, Ustawa o ochronie praw mieszkaniowych, Ustawa o mieszkaniowym zasobie gminy oraz przepisy kodeksu cywilnego.  

Warto wiedzieć

Umowę najmu należy sporządzić w dwóch egzemplarzach.


W umowie najmu mieszkania musi znaleźć się też data, miejsce zawarcia umowy oraz podpisy obu stron. 

jak napisać umowę najmu mieszkania

Jakie dane do umowy najmu mieszkania?

Umowa najmu lokalu mieszkalnego musi zawierać dane obu stron umowy, czyli:

  • imię i nazwisko właściciela lokalu mieszkalnego,
  • imię i nazwisko najemcy najemcy,
  • PESEL obu stron,
  • serię i nr dowodu tożsamości (zarówno wynajmującego jak i najemcy). 

Oprócz tego, jeśli stroną umowy jest przedsiębiorca (a mieszkanie jest wynajmowane w ramach działalności gospodarczej), w dokumencie powinna znaleźć się nazwa firmy, jej siedziba oraz numer NIP. 

W umowie najmu lokalu mieszkalnego musi znaleźć się też dokładny opis przedmiotu najmu, czyli opis lokalu mieszkalnego. To oznacza, że w umowie powinny być zawarte takie informacje jak:

  • adres nieruchomości (ulica, numer budynku i lokalu, kod pocztowy i miejscowość),
  • powierzchnia użytkowa nieruchomości (musi pokrywać się z informacją na temat metrażu znajdującą się w księdze wieczystej) łączną dla wszystkich pomieszczeń,
  • wyposażenie lokalu (przy czym należy wpisać tu wszystkie meble i sprzęty RTV/AGD, które są do użytku najemcy),
  • stan techniczny lokalu
  • charakter pomieszczenia przynależnego do nieruchomości oraz zasady jego użytkowania (mowa m.in. o komórce lokatorskiej czy garażu, ale też - o miejscu postojowym). 

Warto wiedzieć

W umowie najmu mieszkania należy też zawrzeć informację o stanie prawnym przedmiotu najmu. 


To jednak nie wszystko. Umowa najmu mieszkania powinna też zawierać informację o tym, jaki jest czas trwania umowy, a także:

  • obowiązki najemcy,
  • obowiązki wynajmującego,
  • wysokość czynszu (w tym - czynsz administracyjny i oddzielnie kwotę samego najmu),
  • opłaty eksploatacyjne związane z użytkowaniem przedmiotu najmu (za jakie media płaci najemca),
  • rachunek bankowy wynajmującego, na który najemca ma uiszczać ustaloną kwotę za najem,
  • terminy płatności za wynajem mieszkania,
  • wysokość ewentualnej kaucji i zasady jej zwrotu,
  • warunki wypowiedzenia umowy. 

Dobrze również, jeśli strony ustaliły w umowie, co dzieje się w sytuacji, gdy najemca zniszczy element wyposażenia lokalu. Dzięki temu, w razie potencjalnych zniszczeń, właściciel lokalu mieszkalnego jest zabezpieczony, a metoda naprawienia szkody - z góry ustalona. 

Warto wiedzieć

Najemca powinien mieć świadomość, że bez pisemnej zgody wynajmującego nie może podnająć lokalu innej osobie lub oddać go w bezpłatne użytkowanie. 

najem mieszkania dokumenty

Jak podpisać umowę najmu mieszkania?

Warto wiedzieć

Umowa najmu okazjonalnego musi być sporządzona w formie aktu notarialnego. 

Teoretycznie umowy najmu lokalu mieszkalnego nie trzeba zawierać w formie pisemnej, jednak jest to znacznie bezpieczniejsze rozwiązanie, pozwalające, aby strony umowy mogły dochodzić ewentualnych roszczeń. Wyjątkiem jest umowa najmu okazjonalnego - zgodnie z prawem najem okazjonalny musi mieć określoną formę. 

Umowa najmu mieszkania - na co zwrócić uwagę?

Przy podpisywaniu umowy najmu lokalu mieszkalnego obie strony umowy powinny zwrócić szczególną uwagę na pewne kwestie. Dla właściciela nieruchomości najistotniejsze powinny być nie tylko czas trwania najmu i wysokość czynszu, ale również - obowiązki, które najemca zobowiązuje się wypełniać. Właściciel mieszkania może na przykład zobowiązać lokatora, aby samodzielnie pokrywał koszty niewielkich napraw; niektórzy wynajmujący zobowiązują najemców do przeprowadzania remontów (odświeżenia mieszkania) przed wyprowadzką. Niektórzy wynajmujący decydują się też na ubezpieczenie mieszkania pod najem. 

Właściciel nieruchomości powinien również dopilnować kwestii ustalenia odsetek za ewentualne opóźnienie w płatnościach. W innym wypadku może co najwyżej domagać się odsetek ustawowych. Jeśli chodzi o wysokości odsetek maksymalnych za opóźnienie, to nie mogą one w stosunku rocznym przekraczać dwukrotności wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie. 

Warto wiedzieć

Z punktu widzenia najemcy ważny jest zapis, że nie ponosi odpowiedzialności za awarię instalacji energii elektrycznej i instalacji wodno-kanalizacyjnej czy inne zdarzenia, na które nie ma wpływu.


Oprócz tego ważne są ustalenia między stronami dotyczące wysokości kaucji. W przypadku zwykłej umowy najmu nie może ona przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal. Przy najmie okazjonalnym wysokość kaucji dla właściciela nieruchomości wynosi z kolei co najmniej równowartość sześciokrotności czynszu. 

Wpłacone w ramach kaucji środki powinny być zwrócone najemcy, chyba, że dokonał w mieszkaniu zniszczeń, a kaucja pokryje koszt naprawy lub gdy najemca nie uiścił wszystkich należności określonych w umowie najmu lokalu mieszkalnego. 

Co to jest protokół zdawczo-odbiorczy? 

Do umowy najmu lokalu mieszkalnego powinien być dołączony protokół zdawczo-odbiorczy. To właśnie w nim powinny zostać dokładnie wyszczególnione elementy wyposażenia mieszkania oraz stan nieruchomości. Co jednak bardziej istotne, w protokole właściciel nieruchomości powinno znaleźć się aktualne zestawienie opłat związanych z eksploatacją mieszkania. 

Dodatkowo w protokole umowy najmu mieszkania warto umieścić też fotografie nieruchomości - tak, by po zakończeniu lub rozwiązaniu umowy nie było wątpliwości co do tego, czy najemca pozostawił lokal w takim stanie, w jakim powinien. 

Warto wiedzieć

W protokole powinna znaleźć się też informacja o tym, że wynajmujący przekazuje klucze do mieszkania najemcy w danym dniu - i podpisy obu stron. 

Jak napisać aneks do umowy najmu mieszkania? 

W sytuacji gdy umowa najmu lokalu mieszkalnego ma zostać zmieniona w jakimś zakresie (np. zmieniają się opłaty eksploatacyjne lub właściciel chce podwyższyć kwotę czynszu wskazaną w pierwotnej umowie), strony po uzgodnieniu warunków i dojściu do porozumienia podpisują aneks do umowy najmu. W aneksie powinna znaleźć się m.in. informacja o tym, jakiej umowy on dotyczy - należy podać numer umowy najmu, jak i również datę oraz miejsce jej zawarcia. Oprócz tego konieczne jest wskazanie, od kiedy aneks wchodzi w życie oraz - co zmieniło się względem pierwotnej umowy najmu. 

podpisanie umowy najmu mieszkania

Jak przedłużyć umowę najmu mieszkania?

Umowę najmu mieszkania zazwyczaj przedłuża się poprzez podpisanie specjalnego aneksu, który wydłuża czas trwania umowy. Aneks do umowy najmu powinien mieć taką samą formę jak umowa, czyli jeśli np. była ona sporządzona notarialnie, aneks również powinien potwierdzić notariusz. Tak się dzieje w przypadku, gdy strony zawarły umowę o najem okazjonalny. 

Warto wiedzieć

W przypadku aneksu niezmienione muszą zostać strony umowy oraz przedmiot umowy (czyli lokal mieszkalny). 

Zasadniczo główną część aneksu powinny stanowić nowe ustalenia (czyli m.in. nowy czas trwania umowy). Zarówno właściciel nieruchomości jak i najemca muszą mieć świadomość, że jeśli aneks będzie zawierać ustalenia sprzeczne z ustawą o ochronie praw lokatorów, nie będzie mieć on mocy prawnej. 

Jak rozwiązać umowę najmu mieszkania?

Rozwiązanie umowy najmu lokalu mieszkalnego może nastąpić w określonych sytuacjach. W przypadku umowy najmu na czas oznaczony możliwe jest albo rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, albo - w trybie natychmiastowym, na podstawie przepisów kodeksu cywilnego lub ustawy o ochronie praw lokatorów. Z tego drugiego rozwiązania przeważnie korzystają właściciele lokalu mieszkalnego, choć w jednym wypadku mają prawo do tego również najemcy. 

Czy można zerwać umowę najmu mieszkania?

W sytuacjach określonych przez przepisy i właściciel nieruchomości jak i najemca mogą zerwać umowę najmu mieszkania (zarówno na czas oznaczony jak i nieoznaczony). Właściciel ma do tego prawo gdy:

  • najemca używa elementów wyposażenia mieszkania w sposób sprzeczny z umową lub ich ogólnym przeznaczeniem oraz, mimo upomnienia, robi to nadal lub zaniedbuje daną rzecz do takiego stopnia, że zostaje ona narażona na uszkodzenie lub całkowite zniszczenie,
  • najemca wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko obowiązującemu porządkowi domowemu lub poprzez swoje zachowanie czyni korzystanie z innych lokali w budynku uciążliwym,
  • najemca dopuszcza się zwłoki z zapłatą czynszu za co najmniej dwa pełne okresy płatności, pomimo że właściciel nieruchomości udzielił mu zgodnie z prawem dodatkowego terminu miesięcznego do zapłaty zaległego czynszu (wyjątkiem jest sytuacja, gdy zastosowanie do najmu mieszkania znajduje ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i zmianie kodeksu cywilnego z dnia 21 czerwca 2001 r.).

Zgodnie z prawem najemca ma z kolei możliwość zerwania umowy najmu mieszkania w sytuacji, gdy gdy wady lokalu zagrażają zdrowiu najemcy lub jego domowników albo osób u niego zatrudnionych. Nie ma przy tym znaczenia, czy najemca w chwili zawierania umowy najmu mieszkania wiedział o tych wadach. 

Jak wypowiedzieć umowę najmu mieszkania?

Najlepiej, by wypowiedzenie umowy najmu lokalu mieszkalnego najemca przekazywał wynajmującemu osobiście (analogicznie jeśli to właściciel nieruchomości wypowiada umowę najmu - wypowiedzenie powinien wręczyć bezpośrednio najemcy). 

Warto wiedzieć

W przypadku umowy najmu na czas nieoznaczony warunki wypowiedzenia określają przepisy prawa; konieczne jest zachowanie ustawowych terminów. 

Termin wypowiedzenia umowy najmu lokalu mieszkalnego na czas nieoznaczony jest uzależniony od tego, jak jest rozliczany wynajem mieszkania. W sytuacji, gdy najemca uiszcza czynsz z tytułu najmu raz na miesiąc, wypowiedzenie umowy możliwe jest z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia. Z kolei w sytuacji, gdy czynsz za wynajem mieszkania jest rozliczany rzadziej, umowa najmu lokalu mieszkalnego może zostać wypowiedziana najpóźniej na trzy miesiące naprzód (pod koniec kwartału kalendarzowego). 

Warto wiedzieć

W przypadku umowy najmu lokalu mieszkalnego na czas oznaczony nie obowiązują ustawowe terminy wypowiedzenia. 

Kiedy umowa najmu mieszkania jest nieważna?

Umowa najmu lokalu mieszkalnego jest nieważna, jeśli jej zapisy są niezgodne z przepisami, zasadami współżycia społecznego lub gdy nie została zachowana właściwa forma umowy. Ma to znaczenie w przypadku, gdy zawierany jest najem okazjonalny. 

Czy umowa najmu mieszkania bez notariusza jest ważna?

Umowa najmu lokalu mieszkalnego zawarta bez udziału notariusza jak najbardziej może być ważna, o ile nie chodzi o umowę najmu okazjonalnego. Ten rodzaj umowy najmu mieszkania musi zostać potwierdzony w kancelarii notarialnej. 

Umowa okazjonalna najmu mieszkania - co to jest?

Umowa okazjonalna najmu mieszkania to rodzaj umowy najmu na czas oznaczony, jednak nie dłuższy niż 10 lat. 

Warto wiedzieć

Umowę najmu okazjonalnego sporządza się w formie aktu notarialnego.  

Różnica między zwykłą umową najmu lokalu mieszkalnego a umową najmu okazjonalnego polega na tym, że najem okazjonalny może być zawarty wyłącznie między osobami fizycznymi. Tym samym właściciel nieruchomości nie może prowadzić działalności gospodarczej.

Oprócz tego, co jest niezwykle istotne z punktu widzenia najemcy, w przypadku umowy najmu okazjonalnego najemca oświadcza, że wyraża zgodę na dobrowolne poddanie się egzekucji. To oznacza, że jeśli najemca nie chce opuścić lokalu po rozwiązaniu umowy, wynajmujący może wnioskować o rozpoczęcie postępowania egzekucyjnego. Dodatkowo w umowie najmu lokalu mieszkalnego najemca jest zobowiązany do wskazania lokalu, do którego przeniesie się w razie eksmisji. 

Umowa najmu okazjonalnego

Zwykła umowa najmu lokalu mieszkalnego

Umowa najmu okazjonalnego zawsze jest zawierana na czas określony (nie dłuższy niż 10 lat)

Przedmiotem najmu jest lokal mieszkalny, którego właścicielem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej

Przy umowie najmu okazjonalnego najemca jest zobowiązany, by przedstawić wynajmującemu lokal, do którego przeniesie się na wypadek eksmisji

Przy umowie najmu okazjonalnego lokator oświadcza, że dobrowolnie podda się eksmisji

Zwykła umowa najmu może być zawarta na czas nieokreślony

Przedmiotem najmu jest lokal mieszkalny, którego właścicielem może być osoba prowadząca działalność gospodarczą

Przy zwykłej umowie najmu lokator nie musi podawać mieszkania zastępczego

Przy zwykłej umowie najmu lokalu mieszkalnego nie musi podpisywać odrębnych oświadczeń

Umowa najmu mieszkania - kiedy zgłosić do US?

Nie zawsze umowa najmu lokalu mieszkalnego musi być zgłoszona do urzędu skarbowego. Jest to konieczne jedynie w przypadku najmu okazjonalnego, a zgłoszenie jest obowiązkiem właściciela lokalu. 

Gdy strony zawierają zwykłą umowę najmu, właściciel mieszkania nie musi zgłaszać tego do urzędu skarbowego. Przepisy zobowiązują go jedynie do zgłoszenia fiskusowi przychodów osiąganych z tytułu najmu. 

Warto wiedzieć

Odrębną kwestią jest, czy użytkowanie lokali spółdzielni mieszkaniowej przez najemcę należy zgłosić w spółdzielni. Właściciel nieruchomości nie ma jednak takiego obowiązku. 

 

Zobacz równieżWycena nieruchomości Warszawa

Polecamy równieżMieszkania na sprzedaż Warszawa

Head of Marketing
O mnie

Jestem absolwentką London Metropolitan University. Uzyskałam również certyfikat Digital Marketing Institute. Posiadam dwudziestoletnie doświadczenie w marketingu, zdobywane w międzynarodowych agencjach reklamowych i firmowych działach marketingu. Dzięki temu świetnie czuję się nie tylko w branży nieruchomości, ale także w organizacjach związanych z motoryzacją i edukacją. W SonarHome kieruję działem marketingu. Specjalizuję się w obsłudze mediów społecznościowych, prowadzeniu działań SEO i content marketingu. Za swoje mocne strony uważam komunikatywność, empatię i asertywność.

Czytaj również

  • NOWOŚĆ

    Podatek od wynajmu mieszkania 2022

    Podatek od wynajmu mieszkania 2022 r. to kwestia, która dla właścicieli nieruchomości wynajmujących lokal jest jedną z najważniejszych, jeśli chodzi o formalności związane z najmem. Jak wygląda opodatkowanie najmu obecnie, co ma się zmienić w najbliższym czasie i jak rozliczyć podatek zgodnie z prawem?

  • Na czym polega praca pośrednika nieruchomości? Fakty i mity

    Poszukiwany pośrednik nieruchomości Warszawa” - takie ogłoszenia coraz częściej pojawiają się w internecie, zwłaszcza w mediach społecznościowych. Osoby chcące sprzedać, wynająć lub kupić lokale położone np. w takich dzielnicach jak Warszawa Śródmieście, Warszawa Mokotów, Warszawa Żoliborz, Warszawa Praga Południe, Warszawa Praga Północ, Warszawa Ochota czy Warszawa Wola coraz częściej decydują się na skorzystanie z usług agenta nieruchomości. Na czym polega jego praca i na co może liczyć klient, który podejmie z nim współpracę?

  • Jak inwestować w nieruchomości?

    Inwestowanie w nieruchomości to nie tylko sposób na zysk - nierzadko w krótkim czasie - ale również forma lokowania oszczędności. Jeśli chcesz dowiedzieć się jak inwestować w nieruchomości z zyskiem i o czym musisz wiedzieć, zaczynając przygodę z zakupem mieszkań, domów czy działek - sprawdź nasze kompendium inwestora.